¿Tengo que auditarme?

El momento de la verdad

Cada año las empresas en crecimiento que superan determinadas cifras de facturación, activo o número de empleados se hacen la misma pregunta: ¿tengo que auditar mis cuentas? Organizaciones con facturaciones cercanas a los 5,7 millones de euros o plantillas próximas a los 50 empleados deberían hacer este ejercicio con cierta anticipación.

Frecuentemente, la pregunta es formulada por el órgano de administración en momentos como el cierre provisional de los estados financieros (generalmente en diciembre) o la declaración anual de IVA en enero. En ese momento se toma constancia del volumen final de operaciones alcanzado. No obstante, en muchas ocasiones, y más ahora, con el foco puesto en otros frentes muy relevantes como los efectos de la pandemia, los problemas de suministro o el alza general de precios, el órgano de administración y los asesores externos pueden perder de vista que la obligación se está cumpliendo, o se dan cuenta ya tarde, cuando la solución se atisba complicada de resolver si no se recibe el apoyo adecuado para ello.

Si todos los controles fallan, es el Registrador Mercantil es el que advierte de tal situación al rechazar el depósito de cuentas por observar que la empresa supera los límites, devolviendo las cuentas a los administradores y requiriendo la auditoría.

Los parámetros a tener en cuenta y otros motivos para tener que auditarse

Existen múltiples motivos por los que una sociedad mercantil, una cooperativa o cualquier entidad de otra índole (asociaciones, fundaciones o entidades deportivas) pasan a estar obligadas a auditarse, si bien hay unos límites principales que, superados, implican la necesidad automática de ponerse en contacto con un auditor inscrito en el ROAC y cumplir con el requisito legal de revisión.

De manera particular, los límites más relevantes a considerar son los siguientes:

    Valor de referencia
Indicador   Sociedades mercantiles   Sociedades no de capital   Fundaciones
Activo del balance 2.850.000 4.000.000 2.400.000
Importe neto de la cifra de negocio 5.700.000 8.000.000 2.400.000
Número medio de empleados 50 50 50

De estos límites, han de superarse al menos dos de ellos cualesquiera durante dos años consecutivos para estar obligado a auditarse, salvo que los mismos se superen en mismo año de constitución, lo que aceleraría el proceso.

Igualmente, para dejar de auditarse, se deberán dejar de cumplir los límites durante al menos dos años consecutivos, no estando permitido modificar sistemáticamente la fecha de cierre del ejercicio social para evitar la auditoría.

Otros motivos por los que una entidad puede tener que auditarse

Si una entidad, independientemente de su tamaño, recibe subvenciones con cargo a los presupuestos de las Administraciones públicas o a fondos de la Unión Europea por un importe total superior a 600.000 euros también deberá someter sus cuentas anuales a auditoría obligatoriamente, tanto las del ejercicio en el que se perciban las subvenciones, como las de los ejercicios en que se ejecuten las operaciones de inversión asociadas.

También, si un socio o accionista minoritario con más de un 5% del capital exige una auditoría en plazo (tres meses después del cierre contable) o si se realiza alguna operación societaria como una reducción de capital, el Registrador exigirá que las cuentas o, al menos el balance de situación, estén auditados.

Muchas cooperativas están igualmente obligadas a auditar sus cuentas anuales en determinadas circunstancias como tener más de 50 viviendas, que lo exijan los propios estatutos, se acuerde en asamblea general, lo soliciten el 5 % de los socios o lo haga el Registro de Sociedades Cooperativas.

Otras entidades como las aseguradoras, las entidades de dinero electrónico, las entidades de servicios de pago o las sociedades anónimas deportivas y las federaciones deportivas están igualmente obligadas a auditarse sin necesidad de cumplir ningún parámetro.

Respecto de las entidades sin fines lucrativos, además de las fundaciones que superen los límites anteriormente indicados, tendrán también que auditarse las entidades y asociaciones declaradas de utilidad pública que estén obligadas a formular cuentas anuales en el modelo normal.

Como puede observarse, existen múltiples motivos y circunstancias, que llevan asociado que las entidades mercantiles y de otra índole pasen a estar obligadas a auditar sus cuentas, convirtiéndose esta situación en un elemento de presión adicional para las organizaciones cuando se desconoce el proceso, cómo se elige al auditor, los momentos formales o las fechas clave que deben cumplirse.

Además, el desconocimiento sobre el proceso en sí de auditoría y acciones que implica genera mucha incertidumbre y provoca que, en ocasiones, la decisión se demore por miedo a los resultados, con el riesgo de incumplir plazos legales, entrar en riesgo de nombramiento forzoso por parte del Registro correspondiente, y sobre todo la ausencia de planificación de una intervención que exige de un trabajo coordinado entre auditor y entidad auditada para lograr que el resulte exitoso, se solventen salvedades innecesarias y la revisión se ejecute a tiempo y sin más tensiones adicionales a las que nos imponen las ya agitadas circunstancias actuales. 

El proceso de nombramiento de auditores

Una vez tomada constancia de la obligación, el proceso incluye la toma de contacto con un auditor inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC) y la petición de un presupuesto económico.

Posteriormente, y una vez aceptado éste, se precisa de un nombramiento formal en Junta General que deberá ser ejecutado antes del cierre contable. De dicho nombramiento resultará un acta y su correspondiente certificación, a la que el auditor contestará con una aceptación formal, debiendo legitimarse certificación y aceptación ante notario para el posterior depósito de ambos documentos en el Registro correspondiente.

Este momento requiere de especial atención y apoyo por el equipo del auditor para acompañar a empresa y asesores en la preparación adecuada de la documentación, análisis del proceso, salvaguarda de fechas formales y contenido de los documentos (nombres, números de inscripción, documentos de identificación de administradores o miembros de la junta directiva, datos del auditor, etc.).

El trabajo de auditoría y sus implicaciones

Auditar las cuentas anuales o el balance es un proceso que implica una exhaustiva revisión de la operativa de la entidad, de sus procesos de control, del nivel de cumplimiento normativo alcanzado, un testeo de operaciones relevantes, contratos, situación tributaria y de riesgo, operativa legal y autorizaciones, seguridad de la información y otros elementos que se revisan para garantizar que la información que se publica para terceros cumple con las garantías necesarias para ser formulada.

Además, es obligación del auditor reportar a su cliente las incidencias de control interno observadas que supongan riesgos de inexactitudes o de errores futuros en los registros contables.

Así, el éxito en el informe de auditoría implica un nivel alto de confianza del auditor sobre la operativa y resultados de la entidad auditada frente a clientes, proveedores, entidades financieras y/o concedentes de ayudas, otras jurisdicciones en las que opere la entidad, los socios, accionistas y otros partícipes o afiliados de la organización.

Realizar este trabajo en colaboración con una Firma de prestigio que efectúe los análisis con rigor aporta un nivel extra de credibilidad sobre la información y ayuda a los órganos de gestión a salvaguardar su responsabilidad, mejorar la eficiencia de los procesos y garantizar la transparencia.

La primera vez

El primer ejercicio de revisión siempre es más intenso, se abarcan los ejercicios abiertos a inspección desde el punto de vista fiscal, el equipo de auditores identifica los procesos relevantes y los estudia para testarlos, obtiene información histórica y realiza exhaustivos análisis de la información y de los presupuestos, buscando un entendimiento total de los negocios y actividades desarrolladas y el aseguramiento sobre la viabilidad futura de la entidad.

Un adecuado tutelaje del proceso, facilitar explicaciones sobre las fases y tiempos y un acompañamiento al cliente en sus dudas y momentos de dificultad debe formar parte del enfoque del auditor en la ejecución del trabajo. Por su parte, el cliente deberá facilitar el acceso a los sistemas, información de detalle y todo tipo de registros, soportes, políticas y controles para favorecer el éxito de la revisión.

Las incidencias provocadas por la falta de planificación

En las primeras revisiones pueden ponerse de manifiesto algunas incidencias, en ocasiones menores y en otras, de mayor calado, que exigen la colaboración mutua para su resolución, explicación, clasificación e identificación en las cuentas anuales. El aporte constructivo y experimentado del auditor deberá facilitar la comprensión del proceso de resolución de estos asuntos a su cliente en cualquier caso.

Si el trabajo comienza con algún retraso existen ciertas salvedades como la limitación por no asistir al inventario de comienzos del ejercicio auditado o incluso el de cierre, con la consiguiente salvedad que se arrastrará al año siguiente y al segundo por efecto sobre la información comparable, considerándose esta circunstancia normal en los trabajos de primera auditoría.

Por otra parte, la ausencia de documentación adecuada de soporte de las operaciones vinculadas suele ser otro elemento de fricción en los primeros ejercicios en entidades pertenecientes a grupos nacionales o transnacionales, debiendo orientar el auditor a su cliente sobre los procesos de resolución y preparación de dicha documentación.

Finalmente, la ausencia de cierta información que a juicio del auditor se considere relevante para la memoria de las cuentas anuales o incluso el salto de perfil en las cuentas de abreviado a normal provoca también cierta incertidumbre respecto de qué información adicional es imprescindible aportar al lector de las cuentas auditadas.

Las sanciones y consecuencias del incumplimiento

La falta de cumplimiento de las obligaciones de auditoría implica el cierre de la hoja registral y posibilidad de imposición de sanciones por parte del Regulador Contable a la entidad que incumple de entre 1.200 y 60.000 euros (e incluso de 300.000 euros si la facturación de la sociedad supera los 6 millones de euros).

Recomendaciones

Trabajos de auditoría planificados y ejecutados por equipos experimentados aportan fluidez y agilidad, y evitan situaciones no esperadas o retrasos en la ejecución. La participación de auditores estables en el equipo y en el proyecto del cliente son cuestiones fundamentales para garantizar este objetivo y, desgraciadamente, son poco recurrentes en muchos proyectos de auditoría que se ejecutan en nuestro país.

En ECOVIS Grosclaude & Partners disponemos de un equipo especializado en acompañar a futuras entidades auditadas en el proceso de nombramiento para facilitar las gestiones y trámites y convertir el trabajo de auditoría en un éxito de ejecución y resultado.

Ejecutamos los trabajos de revisión con profesionales altamente cualificados y estables en el proyecto, que conocen al cliente en profundidad y aprovechan su conocimiento histórico para favorecer auditorías ágiles, eficientes y resolutivas. Nuestros procesos sistematizados, el uso de tecnología de revisión avanzada en conjunto con un equipo flexible y en contacto permanente con el cliente mediante el uso de información relevante, nos permite estar a la vanguardia de los procesos de revisión de organizaciones nacionales e internacionales localizadas en España.

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