¿Qué es un Informe de procedimientos acordados?

Un encargo de procedimientos acordados (Agreed Upon Procedures o “AUP” por sus siglas en inglés) es aquel en el que se contrata a un auditor ejerciente para que aplique determinados procedimientos específicos de auditoría que haya acordado con su cliente y, en su caso, con otros terceros interesados, informando sobre los hechos concretos detectados.

En este tipo de trabajos, el auditor ejerciente prepara un informe sobre los hallazgos obtenidos, que no se distribuye al público, es decir, su uso queda restringido a las partes que han acordado los procedimientos a realizar. Los usuarios del informe extraen sus propias conclusiones de los procedimientos aplicados y de los hallazgos obtenidos expresados en el mismo.

Un amplio abanico de interesados utiliza informes sobre hallazgos obtenidos por diferentes motivos. Actualmente la demanda de encargos de procedimientos acordados sigue creciendo de manera constante debido a la presión sobre las entidades y empresas para otorgar mayor transparencia a su información financiera y no financiera.

Para muchas entidades, la demanda de encargos de procedimientos acordados puede venir motivada por la creciente regulación o la necesidad de una mayor rendición de cuentas sobre fondos y subvenciones recibidos.

Así, los organismos financiadores pueden pedir un informe sobre hallazgos obtenidos para sustentar o complementar la información de los informes de auditoría o las solicitudes de subvenciones.

Para las entidades de menor tamaño, el aumento de los límites para la obligatoriedad de auditoría puede afectar a la demanda, llevando a los interesados a buscar alternativas a las auditorías legales de cuentas y cumplir así con estándares altos de transparencia.

En particular, las entidades receptoras de ayudas públicas, asociaciones, fundaciones y otras organizaciones sin fines lucrativos son usuarias habituales de este tipo de servicios.

Beneficios del uso de informes de procedimientos acordados

Los encargos de procedimientos acordados ofrecen flexibilidad, ya que el servicio puede adaptarse a las diferentes circunstancias y centrarse en aspectos particulares de los datos financieros sin tener que revisar todos.

Los usuarios pueden solicitar que se lleve a cabo un trabajo específico para satisfacer necesidades financieras o de un tercero concreto. Por ejemplo, validar el saldo de una partida del balance, verificar el uso adecuado de fondos de subvenciones o de otras fuentes, el adecuado registro contable de determinadas partidas, etc.

Los usuarios externos pueden también especificar un formato específico para el informe.

Puede informarse sobre los hallazgos obtenidos con relación al funcionamiento eficaz de procesos específicos de información financiera y controles.

En definitiva, un informe sobre hallazgos obtenidos puede incluirse como un suplemento a los estados financieros, añadiendo credibilidad y confort a la dirección y a los usuarios de este.

Planificación y aplicación de los procedimientos acordados

La elección del servicio dependerá de las circunstancias particulares de cada entidad y requiere una consideración detallada y cuidadosa de los procedimientos.

Tras el acuerdo sobre el alcance a aplicar con el cliente, el auditor determinará los procedimientos más adecuados que se aplicarán y que pueden incluir la indagación y el análisis, el recálculo, las comparaciones y otras pruebas de exactitud aritmética, la inspección y la obtención de confirmaciones, entre otros.

La independencia del profesional

La independencia no es un requerimiento en los encargos de procedimientos acordados. Sin embargo, los términos de un encargo o las normas locales pueden exigir que el auditor cumpla con determinados requerimientos de independencia. De esta manera, si el profesional ejerciente no fuese independiente, se deberá incluir una declaración específica al respecto en el informe de hallazgos obtenidos.

Ejemplos y tipos de informes de procedimientos acordados

Los encargos de procedimientos acordados se realizan tanto sobre información financiera como sobre información no financiera, y, por tanto, con propósitos distintos. Ello viene motivado por requerimientos de la normativa o por la demanda específica derivada de unas necesidades concretas:

Por demanda específica

  • Due diligence de compra o de venta (vendor due diligence)
  • Comparación de los ingresos generados para sustentar comisiones a pagar mediante aplicación de un porcentaje sobre dichos ingresos
  • Controles internos sobre la información financiera o requerimientos de gobierno corporativo
  • Condiciones de contratos con bancos, como ratios y niveles financieros (covenants)
  • Ingresos y saldos de cuentas a cobrar
  • Emisiones de gases de efecto invernadero
  • Acuerdos sobre derechos
  • Realización de informes de procedimientos acordados sobre declaraciones anuales de envases, para presentar ante Ecoembalajes España, S.A. (ECOEMBES)

Por normativa

  • Información financiera específica sobre un proyecto o licitación
  • Análisis de una inversión y su registro contable conforme a criterios específicos de reconocimiento
  • Ratios de adecuación del capital
  • Conciliaciones entre marcos de información financiera diferentes
  • Cálculos sobre los beneficios no distribuidos
  • Anuncio de resultados por parte de una entidad cotizada y estados incluidos en circulares y folletos de emisión
El informe sobre hallazgos obtenidos

El informe sobre hallazgos obtenidos describe el propósito del encargo y los procedimientos acordados, e incluirá, al menos:

✓  La identificación de la información financiera o no financiera sobre la que se aplicaron los procedimientos.

✓  Una declaración acerca de que los procedimientos aplicados fueron acordados con el receptor del informe.

✓  La identificación del propósito para el que se aplican los procedimientos.

✓  La lista de los procedimientos específicos aplicados.

✓  Una descripción de los hallazgos obtenidos, incluyendo con detalle los errores o las excepciones encontrados.

✓  Una declaración de que los procedimientos aplicados no constituyen una auditoría, ni una revisión y que, por lo tanto, no se expresa ningún grado de seguridad.

✓  Una declaración de que, de haber llevado a cabo el auditor procedimientos adicionales o una auditoría, podrían haberse puesto de manifiesto otras cuestiones sobre las cuales se habría informado.

✓  Una declaración de que la distribución del informe queda limitada a aquellas partes con las que se han consensuado los procedimientos a llevar a cabo.

✓  Una declaración de que el informe se refiere únicamente a los elementos, saldos, partidas o información financiera y no financiera especificados en el mismo y que no es extensible a los estados financieros completos de la entidad, considerados en su conjunto.

La necesaria obtención de una “Carta de manifestaciones”

Dada la naturaleza y objetivo de este tipo de encargos es apropiado que, en general, uno de los procedimientos que se aplique sea la obtención de una carta de manifestaciones en la que se incluyan al menos los siguientes aspectos:

✓  La responsabilidad de la entidad (Dirección u Órgano de Gobierno/Consejo de Administración) con respecto a la preparación y contenido de la información sobre la que se han aplicado los procedimientos concretos.

✓  La responsabilidad de la Sociedad en relación con la exactitud e integridad de la información suministrada al auditor.

✓  En aquellos casos en los que se incluyan datos obtenidos de las cuentas anuales y éstas estén auditadas, una confirmación de que los miembros del órgano de gobierno son conocedores de que la opinión de auditoría se emite sobre las cuentas anuales tomadas en su conjunto, lo cual excluye opinión o cualquier otro tipo de manifestación sobre saldos individuales, datos concretos, transacciones o sobre cualquier información financiera en particular.

✓  La responsabilidad de la Sociedad en relación con la suficiencia de los procedimientos llevados a cabo para los propósitos perseguidos.

 

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