Tipos de libros contables que existen, sujetos obligados, formas de presentación, plazos de legalización, sanciones por no cumplir con las obligaciones asociadas. Diversos son los temas asociados a los libros de contables que vamos a tratar en este contenido. Sin embargo, antes que nada una cuestión ha de quedar clara:
¿Qué es un libro contable y que contiene?
Se puede definir un libro contable como un documento que tiene la función de servir como soporte para contener toda la información relativa a la realidad económica y financiera de una empresa.
Los libros contables ofrecen información clave para analizar la situación de una empresa y planear estrategias futuras que puedan servir para optimizar los beneficios del negocio.
Existen diferentes tipos de libros contables:
- Libro Diario
En él se registran, en orden cronológico, las operaciones relativas al día a día de la empresa. El Libro Diario comienza, siempre, con un asiento de apertura. Éste ha de coincidir con el asiento de cierre del ejercicio anterior y recoge la situación de la empresa en ese preciso momento.
A partir del asiento de apertura, se irán anotando todas las operaciones llevadas a cabo por la empresa durante el año, para terminar, nuevamente, con la elaboración del asiento de cierre de ejercicio.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Se abre con el balance inicial. Además, de forma trimestral, se transcriben a este documento los balances de sumas y saldos. También recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales formuladas de cada ejercicio. Incluye los siguientes documentos:
- Balance inicial detallado de la empresa
- Balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo
- Inventario de cierre de ejercicio
- Un ejemplar de las cuentas anuales formuladas
- Libro de Actas
En él se recogen todos los acuerdos tomados por la Juntas Ordinarias o Extraordinarias y los Órganos colegiados de la empresa.
Un Libro de Actas contiene las actas de todas las reuniones de la empresa desde el momento de su constitución. La función principal de un Libro de Actas es la de registrar todas las decisiones adoptadas en las juntas generales y extraordinarias celebradas en la empresa.
Además, hay algunos libros que son específicos de un tipo de sociedad: Libro de Socios (para las sociedades limitadas); Libro de Acciones Normativas (sociedades anónimas); y Libro de Contratos –entre la empresa y el Socio/Accionista Único- (sólo para las sociedades unipersonales).
Cuándo y cómo hay que legalizar un Libro Contable
Por lo que respecta a los plazos, un Libro Contable debe legalizarse en el Registro Mercantil, correspondiente al domicilio social de la empresa, dentro de los cuatro meses posteriores a la finalización del ejercicio. Es decir, si el ejercicio se cierra el 31 de diciembre, el plazo de legalización concluirá el 30 de abril.
En realidad, el comienzo y cierre de ejercicio no tienen por qué ser coincidentes con la entrada y salida de año. Sin embargo, es lo más común.
En lo relativo a las Cuentas Anuales, estas tienen que estar formuladas, como máximo, tres meses después del cierre de ejercicio; aprobadas por la Junta General de Accionistas en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio y, finalmente, presentadas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.
Aquí va un ejemplo de lo expuesto en el anterior párrafo: en el caso de cierre del ejercicio a 31 de diciembre, el plazo para formular las Cuentas Anuales finalizará a 31 de marzo. Después, dichas cuantas deberán ser aprobadas en Junta antes del 30 de junio y, finalmente, depositadas en el Registro 30 días después (como máximo hasta el 30 de julio).
Todas las Sociedades, sea cual sea su forma social, deberá realizar la legalización de libros de forma telemática, tanto los contables como los societarios para ejercicios cerrados con posterioridad al 31 de diciembre de 2014.
Sanciones por no presentar los libros contables–o hacerlo de manera irregular-
Tanto si se es empresa como si se es persona jurídica, es obligatorio llevar la contabilidad en libros contables que tendrán que ser presentados, ante las autoridades correspondientes, en tiempo y forma.
La no legalización de los libros contables en el Registro Mercantil no lleva aparejada, hasta el momento presente, sanción alguna. Eso sí, la empresa debe de llevar sus libros contables. De no hacerlo, la Ley General Tributaria, en su artículo 200.3, prevé sanciones por no cumplir con las obligaciones contables y registrales especificadas en el texto.
Esta penalización tendrá el carácter de sanción grave y conlleva una multa pecuniaria fija de 150 euros. Por la omisión o inexactitud de operaciones o el uso de cuentas con significado diferente, se aplica una sanción de una multa por un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros por los abonos o cargos inexactos, omitidos o falseados.
Quién deben legalizar sus libros contables
Legalizar los libros contables es tarea obligada para cualquier sociedad mercantil que esté inscrita en el Registro Mercantil. Los empresarios autónomos que no estén obligados a estar inscritos en el Registro Mercantil también lo deben presentar, siempre que efectúen actividades empresariales sujetas al Impuestos sobre la Renta Personas Físicas.
